Office & Admin Manager

Cheerz is hiring!

About

Cheerz was founded in 2012 by Antoine Le Conte (ex founder of Programme- tv.net) & Aurélien de Meaux (HSBC), two digital natives and successful entrepreneurs.

It is the fastest growing company in the printing industry, used by millions of users in Europe, thanks to its simplicity and innovation in the customer experience.

Our mission is to help every European hold their best memories with them, for life. Memories management is a real concern in today’s world where we take photos on a daily basis. What will you remember in 20 years, is what we are working on!

Job Description

Vos missions

Facility & Office Management :

  • Gestion des règles de vie au bureau pour 70+ Cheerzers : installer un système de reporting des besoins, des commandes à effectuer, du process courrier, de la gestion du matériel (PC, imprimantes, écran, mobilier) et des consommables du bureau, etc
  • Gestion de la communication au bureau : suivi des écrans et gestion des infos/data transmis, gestion des outils de com interne
  • Gestion et recherche des prestataires du bureau (administrateur immeuble, entretien, commande de paniers, etc)
  • Gestion et aménagement des espaces (stockage, décoration, securité) actuels et futurs

Happyness Management :

  • Organisation des rites réguliers : réunion du lundi matin, organisation d’animations récurrentes, All Hands chaque trimestre, Hackahton 2 fois par an, team buildings
  • Gestion de l’intégration : prépation du kit d’arrivée (PC, welcome bag, goodies, fournitures), des accès (Mail, Office 365, etc), organisation de la Cheerz Academy, visites de l’usine
  • Organisation des codes promo pour les salariés et des anniversaires société
  • Organisation des évènements internes (Halloween, Xmas, Summer Party, etc)

HR Management :

  • Santé : Organisation des visites medicales, des souscriptions mutuelle & prevoyance, suivi des arrets de travail et des congés maternité, etc
  • Vie des salariés : Tickets restaurants, documents administratifs, etc...
  • Suivi d’un tableau de bord sur l’absentéisme, le télétravail, le turnover, etc

*Paie *
• Saisie des nouvelles embauches dans notre outil Payfit
• Préparation de la paie pour 2 établissements, environ 75 collaborateurs au total
• Saisie des éléments variables : primes, etc
• Gestion des soldes de tout compte
• Comptabilité paie

Preferred Experience

  • Au moins 2 ans d’expérience en Office Management dans une start up (20 à 200 salariés)
  • Un niveau courant en anglais, écrit et oral (12 nationalités au bureau, et beaucoup de communications à préparer en français comme en anglais)
  • Des notions basiques en RH (on vous apprendra cela), mais surtout de l’intérêt pour la gestion RH et le suivi des salariés
  • Un mix de rigueur et d’organisation (beaucoup de chantiers à mener de front, immédiats comme moyen terme) et de très très bonne humeur pour animer la super communauté de Cheerzers
  • Une appétence pour l’évènementiel interne, l’envie de faire plaisir et de mettre les petits plats dans les grands pour réjouir une équipe
  • Le sourire en toute circonstance et le reflexe photo au quotidien

Ce rôle central et évolutif dans l’organisation du développement de Cheerz ouvre beaucoup de perspectives : projets internes, évènementiel, RH, etc.

Recruitment Process

  • Entretien DRH
  • Etude de cas à préparer
  • Entretien CEO

Additional Information

  • Contract Type: Full-Time
  • Start Date: 01 April 2019
  • Location: Paris, France (75009)
  • Education Level: Bachelor's Degree
  • Experience: > 2 years